Samenvatting Privacybeleid TVI Taxatie Validatie Instituut ('TVI')

Wanneer u onze validatieservices gebruikt, vertrouwt u ons uw gegevens toe. Wij begrijpen dat dit een grote verantwoordelijkheid is en werken er hard aan om uw gegevens te beschermen en u er de controle over te geven.

Door de wijzigingen in de reglementering m.b.t. de bescherming van persoonsgegevens die in zullen treden op 25 mei 2018 is ons Privacybeleid bijgewerkt. We nodigen u uit om dit beleid door te nemen zodat u op de hoogte bent welke gegevens we verzamelen, hoe hiermee om wordt gegaan en wat uw rechten zijn.

Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om?
Voor een optimaal gebruik van onze diensten, verzamelen en verwerken we een aantal persoonsgegevens van u met uw toestemming. Dit zijn: uw (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, en telefoonnummer. In geval u een taxateur bent verwerken wij ter identificatie ook uw geboortedatum en plaats en het polisnummer van uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Indien u een zakelijke opdrachtgever bent van TVI verwerken we het IBAN-rekeningnummer.

TVI is verantwoordelijk voor het verwerken van deze data en verbindt zich ertoe om de vereisten van de privacy wetgeving te respecteren. We verzamelen enkel persoonsgegevens die gerechtvaardigd zijn in het kader van onze activiteiten en onze interactie met u en nemen gepaste veiligheidsmaatregelen om deze gegevens te beschermen.

Welke persoonsgegevens worden verzameld en hoe?
We verzamelen de persoonsgegevens die u ons kenbaar maakt wanneer u zich bij ons aanmeldt voor een TVI account, een taxatieaanvraag bij ons indient of u ons contacteert. Ingeval u een taxateur bent verzamelen wij ook de persoonsgegevens die u ons kenbaar maakt met het uitwerken van een taxatierapport in onze applicaties.

Voor welke doeleinden worden deze persoonsgegevens verzameld?
Bij TVI verzamelen en verwerken we persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst om een taxatierapport te valideren. Dit omvat ook het opslaan van de door ons (gevalideerde) taxatierapporten in een database (zodat het rapport op een later tijdstip kan worden geraadpleegd), het beschikbaar stellen van de informatie aan u, hetzij als opdrachtgever of opdrachtverstrekker, en aan door u aangedragen derden.

Wij maken ook gebruik van (delen) van taxatierapporten om onze kwaliteit te verbeteren en fraude te voorkomen, bijvoorbeeld door het uitvoeren van controles ten behoeve van de Centrale Registratie Taxaties en het doorlopend toezicht van de NRVT waaraan de Taxateur is onderworpen.

Verder gebruiken wij persoonsgegevens om controle uit te voeren op aanwezigheid van dekking op beroepsaansprakelijkheid en het afhandelen van betalingen.

Het laat ons eveneens toe om de accounts van onze klanten te beheren, contact met u op te nemen, ons eigen personeel op te leiden en te trainen, de klantbeleving te verbeteren, u op de hoogte te houden van verbeterde en nieuwe diensten en de inhoud van onze website zo goed mogelijk af te stemmen op de behoeften van u. 

In welke gevallen en met wie worden persoonsgegevens gedeeld?
Wij delen persoonlijke gegevens met vertrouwde bedrijven zodat ze de gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons Privacybeleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Deze verplichtingen worden overeengekomen in een verwerkersovereenkomst. In geen geval worden uw persoonsgegevens met derde partijen gedeeld ten behoeve van hun marketing doeleinden.

Daarbij beperken we de toegang tot uw persoonlijke gegevens tot medewerkers van TVI, contractanten en vertegenwoordigers die deze gegevens moeten kennen om ze te verwerken. Iedereen met deze toegang is onderworpen aan strenge contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen en kan worden bestraft of ontslagen als hij of zij niet aan deze verplichtingen voldoet.

Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd en beveiligd?
Bij TVI nemen we voortdurend de nodige veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen wijzigingen, onopzettelijk verlies, onopzettelijke of onwettige verwijdering of een andere vorm van onwettige behandeling.

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard?
Bij TVI bewaren wij uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor we uw gegevens verzamelen. Voor het opgeslagen houden voor en ter beschikking stellen van de originele taxatierapporten en bijlagen aan geldverstrekkers en toezichthouders en woningcorporaties bewaart TVI uw persoonsgegevens tot maximaal 7 jaar na beëindiging van uw hypotheek, dan wel maximaal 30 jaar indien er geen sprake is van een hypotheek. In geval het enkel en alleen gaat om de persoonsgegevens die zijn verstrekt in het kader van een taxatieopdracht waarvoor uiteindelijk geen taxatierapport is uitgebracht door de taxateur zullen wij uw gegevens na 2 jaar verwijderen.

Hoe kan ik mijn persoonsgegevens inzien en beheren?
In geval u over een TVI Account beschikt, kunt u  toegang krijgen tot uw persoonsgegevens en die wijzigen. Hier kan je bijvoorbeeld ook je e-mailvoorkeuren aanpassen. Als u taxateur bent en uw persoonsgegevens wilt wijzigen dient u een verzoek in bij het taxateursregister NRVT, te bereiken via: 010-3161200 of info@nrvt.nl

Op welk moment dan ook, kunt u beslissen om uw persoonsgegevens in te kijken, niet langer te delen, over te dragen of te verwijderen door een verzoek in te dienen via privacy@tvi.nl

Lees hieronder onze volledige Privacy- en gebruiksverklaring 

Privacy- en gebruiksverklaring

TVI Taxatie Validatie Instituut BV is een besloten vennootschap, gevestigd in Nederland, te 7521 ZV Enschede, Bruggenmorsweg 10, ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 51505347 en met BTW-nummer, hierna genoemd “TVI”.

TVI Taxatie Validatie Instituut BV (“TVI”) verbindt zich ertoe om de privacy en de veiligheid van onze klanten, waaronder u, te beschermen. Daarom begrijpen en respecteren wij ten volle het belang van gegevensbescherming en veiligheid op het internet.

Wij zijn van mening dat u zowel geïnformeerd als bevoegd moet zijn als het gaat om de manier waarop wij uw informatie behandelen en gebruiken. Deze mededeling verduidelijkt bijgevolg:

• welke informatie we verzamelen wanneer u een TVI website of applicatie gebruikt of wanneer u met ons communiceert;
• waarom we deze informatie verzamelen;
• hoe we die informatie delen;
• hoelang we uw informatie bewaren en hoe we deze beschermen zolang ze in ons bezit is;
• welke keuzes en opties u hebt om uw gegevens te beheren;
• wat TVI doet bij een datalek.

U hoeft dus maar op één plaats te kijken om alles te vinden wat u moet weten over ons Privacybeleid. Deze mededeling heeft betrekking op alle TVI-websites, apps en diensten. Dit omvat de tvi.nl site, taxatool.nl, m.taxatool.nl, andere ontwikkelaarsplatforms en andere producten en diensten (gezamenlijk "TVI" of de "Diensten" genoemd).
We hebben ons best gedaan om de zaken zo duidelijk mogelijk uit te leggen. Uiteraard staan we altijd klaar om eventuele vragen, opmerkingen of suggesties met betrekking tot deze mededeling te beantwoorden. Als u hierover met ons wilt spreken, neemt u gewoon contact op met ons. Dit kan per mail naar: privacy@tvi.nl of telefonisch via: 053 – 431 78 68.

Onze algemene principes inzake gegevens:
Alles wat we doen met betrekking tot uw informatie valt onder de volgende overkoepelende gegevensprincipes:
• Uw informatie behoort u toe en niet ons. U zou in staat moeten zijn om deze te controleren en geïnformeerd en vertrouwd moeten zijn met alles wat we met uw informatie doen;
• Waar nodig, zullen we uw toestemming vragen en zullen we uw informatie enkel verzamelen, bewaren, gebruiken en delen (a) voor professionele doeleinden (op basis van een gerechtvaardigd belang) die we u duidelijk hebben uitgelegd en waartegen u geen bezwaar hebt gemaakt, (b) wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst of c) wanneer we wettelijk verplicht zijn om dit te doen. Zodra deze doelstellingen volledig bereikt zijn, zullen we uw gegevens verwijderen;
• We zullen zo duidelijk en open mogelijk zijn over welke informatie we verzamelen, waarom we deze verzamelen en hoe we deze gebruiken, zodat u geïnformeerd en in staat bent om beslissingen te nemen over de manier waarop u uw gegevens op een zo comfortabel mogelijke manier kunt beheren;
• Zolang we in het bezit zijn van uw informatie, zullen we deze up-to-date houden en beschermen alsof het om onze eigen persoonlijke informatie gaat, door passende veiligheidsmaatregelen te gebruiken.

Hoe verzamelen we informatie over u?
Bij elk van uw interacties met TVI kunnen wij informatie op drie mogelijke manieren verzamelen:

1. Wanneer u de informatie rechtstreeks aan ons verstrekt
Wanneer u zich registreert om op TVI aangesloten te worden of telkens als u TVI bezoekt, onze diensten afneemt of met ons communiceert, kunt u ervoor kiezen om ons vrijwillig bepaalde informatie te verstrekken, bijvoorbeeld door tekstvakken in te vullen of te klikken op actieve knoppen in onze aanvraagformulieren, zoals 'Voltooien'. Al deze informatie vereist een directe actie van u op dat moment opdat wij deze zouden kunnen ontvangen.

2. Wanneer u ons toestemming geeft om deze informatie te verkrijgen van andere dienstverleners
Afhankelijk van uw instellingen bij/of van het privacybeleid van andere dienstverleners, kunt u ons toestemming geven om informatie te verkrijgen uit uw account bij deze andere diensten. Zo kunt u ons toestemming geven om toegang te krijgen tot uw aanvraaggegevens dan wel (delen van) het taxatierapport op andere diensten. Kortom, als u ervoor hebt gekozen om uw account bij de andere diensteverlener te koppelen aan TVI, zou dit ons in staat stellen om informatie en inhoud van die accounts te verkrijgen. De informatie die we van deze diensten ontvangen, is echter afhankelijk van uw instellingen voor die dienst of van hun privacybeleid. Daarom is het altijd aangeraden deze regelmatig te checken.

3. Wanneer onze systemen informatie of gegevens verzamelen terwijl u onze websites of apps gebruikt, of wanneer u websites of apps gebruikt die verbonden zijn met TVI
Telkens als u een website, een app of een andere internetservice gebruikt, wordt er tegenwoordig automatisch bepaalde informatie gecreëerd en geregistreerd door de IT-systemen die nodig zijn om die site, app of dienst te beheren. Hetzelfde geldt wanneer u onze websites, apps en diensten gebruikt. 

Zo maakt TVI gebruik van “cookies” (Dit is een klein tekstbestand dat lokaal op uw computer wordt opgeslagen en die wij kunnen opvragen. Dit bestand is uniek in combinatie met uw TVI-account en browser). Cookies voor langere tijd worden gebruikt om uw logingegevens te onthouden indien u dat heeft aangegeven. Overige cookies “sessie cookies” genaamd zullen alleen bestaan zolang u de browser open heeft en worden gebruikt om instellingen en ingevoerde data tijdelijk op te slaan zodat u deze niet opnieuw hoeft in te voeren ook kunnen we zo zien dat u bent ingelogd in ons systeem. Indien u uw browser niet afsluit zullen deze “sessie cookies” automatisch worden verwijderd.

Voor welke doeleinden worden deze persoonsgegevens verzameld? 
Bij TVI verzamelen en verwerken we persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst om een taxatierapport te valideren. Dit omvat ook het opslaan van de door ons (gevalideerde) taxatierapporten in een database (zodat het rapport op een later tijdstip kan worden geraadpleegd), het beschikbaar stellen van de informatie aan u, hetzij als opdrachtgever of opdrachtverstrekker, en aan door u aangedragen derden. 

Wij maken ook gebruik van (delen) van taxatierapporten om onze kwaliteit te verbeteren en fraude te voorkomen, bijvoorbeeld door het uitvoeren van controles ten behoeve van de Centrale Registratie Taxaties en het doorlopend toezicht van de NRVT waaraan de Taxateur is onderworpen.
Verder gebruiken wij persoonsgegevens om controle uit te voeren op aanwezigheid van dekking op beroepsaansprakelijkheid en het afhandelen van betalingen.

Het laat ons eveneens toe om de accounts van onze klanten te beheren, contact met u op te nemen, ons eigen personeel op te leiden en te trainen, de klantbeleving te verbeteren, u op de hoogte te houden van verbeterde en nieuwe diensten en de inhoud van onze website zo goed mogelijk af te stemmen op de behoeften van onze klanten.

TVI verwerkt ook persoonsgegevens afkomstig van anderen dan de direct betrokkenen zoals bijvoorbeeld gegevens van het Kadaster in uittreksels of akten die als bijlage bij het taxatierapport worden toegevoegd.

Hoe delen we de informatie die we verzamelen? 
We zijn ons ervan bewust dat u uw informatie toevertrouwd aan TVI en niet aan een ander bedrijf. Om onze activiteiten te kunnen uitvoeren, moeten we echter samenwerken met een aantal derde partijen. We zijn heel voorzichtig met wie we uw informatie delen, maar het is belangrijk dat u begrijpt wanneer dergelijke informatie gedeeld wordt en waarom dit gebeurt. Dit wordt uitgelegd in dit hoofdstuk. 

De uitzonderlijke gevallen waarin we uw informatie kunnen delen, zijn: 

1. TVI deelt uw persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan de eventuele wettelijke verplichting;
2. TVI deelt uw persoonsgegevens met vertrouwde bedrijven zodat ze de gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons Privacybeleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Deze en andere verplichtingen worden overeengekomen in een verwerkersovereenkomst;
3. TVI deelt gegevens van het taxatieobject met de Centrale Registratie Taxaties (CRT). Het CRT is een registratiesysteem die wordt beheerd door het Nederlands Register van Vastgoed Taxateurs (NRVT) van alle taxatieopdrachten van de afgelopen 2 jaar, die door een taxatiebedrijf (taxateur) via een validatie-instituut wordt geaccepteerd.Het registratiesysteem wordt gebruikt om te controleren of er eerder in de afgelopen 2 jaar een taxatierapport is opgesteld t.b.v. hetzelfde object; 
4. TVI deelt (delen van) uw taxatierapport aan organisaties en personen die betrokken zijn bij de aanvraag. Denk hierbij aan de mogelijke opdrachtverstrekker die namens u de aanvraag heeft ingediend (uw intermediair/adviseur) of de bank/geldverstrekker die uw hypotheekaanvraag verwerkt.

Bescherming van uw persoonsgegevens
We proberen er altijd voor te zorgen dat uw informatie beschermd is. Zodra we uw informatie ontvangen, gebruiken we verschillende veiligheidsfuncties en -procedures, om de door u verstrekte persoonsgegevens te beschermen en ongeoorloofde toegang tot die informatie te voorkomen. Bijvoorbeeld:

• Wij bieden een veilige “https”-toegang voor de TVI websites;
• De toegang tot uw TVI account is beveiligd met een wachtwoord en de gegevens die worden uitgewisseld zijn beschermd door een SSL-codering;
• Gegevens worden opgeslagen en verwerkt in een ISO gecertificeerd datacentrum, welke beschikt over verschillende beveiligingscertificeringen, waaronder ISO 27001 en NEN7510;
• Om alle gegevens die u op onze servers bewaart, te beschermen, controleren we regelmatig ons systeem op mogelijke kwetsbaarheden en aanvallen.

Hoewel we ons uiterste best zullen doen om uw persoonsgegevens te beschermen, zijn er ook een aantal zaken waarmee u kunt helpen. U kunt uw account veilig houden door een sterk wachtwoord te gebruiken dat andere tekens dan alleen letters bevat. We raden u ook aan om niet hetzelfde wachtwoord te gebruiken voor al uw online accounts of voor de meeste hiervan.

Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?
Bij TVI bewaren wij je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor we jou gegevens verzamelen. Voor het opgeslagen houden voor en ter beschikking stellen van de originele taxatierapporten en bijlagen aan geldverstrekkers en toezichthouders en woningcorporaties bewaart TVI uw persoonsgegevens tot maximaal 7 jaar na beëindiging van uw hypotheek, dan wel maximaal 30 jaar indien er geen sprake is van een hypotheek. In geval het enkel en alleen gaat om de persoonsgegevens die zijn verstrekt in het kader van een taxatieopdracht waarvoor uiteindelijk geen taxatierapport is uitgebracht door de taxateur zullen wij uw gegevens na 2 jaar verwijderen.

Uw opties en keuzes om uw persoonsgegevens te beheren.
We wensen dat u eenvoudige en zinvolle keuzes maakt over uw informatie. Hoewel we hard achter de schermen werken om u en uw gegevens te allen tijde te beschermen, streven wij er ook naar om u instrumenten aan te reiken om de privacy en de beveiliging van uw gegevens zelf te beheren.
Met betrekking tot uw informatie die in ons bezit komt en erkennende dat het uw keuze is om ons uw persoonlijk identificeerbare informatie te verstrekken, verbinden wij ons ertoe u de mogelijkheid te bieden om het volgende te doen:

1. U kunt de gegevens die u aan TVI hebt verstrekt, controleren door contact met ons op te nemen via het onderstaande e-mailadres of adres. Wij kunnen je dan een kopie zenden met de gegevens die we van je hebben.
2. U kunt ons ook op dezelfde manier contacteren om de persoonlijke informatie opgeslagen in uw account dat door TVI wordt beheerd of een gevalideerd taxatierapport, op elk moment te wijzigen of te corrigeren. In het laatste geval ontvangen wij graag ook het rapportnummer. Houd er echter rekening mee dat, indien u via de sociale mediakanalen van TVI informatie met anderen hebt gedeeld, deze informatie zichtbaar kan blijven, zelfs nadat u de informatie uit uw eigen account hebt verwijderd. Als je taxateur bent en je persoonsgegevens wilt wijzigen dien je een verzoek in bij het taxateursregister NRVT, te bereiken via info@nrvt.nl of 010-3161200.
3. U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens voor minder doelen te verwerken, bijvoorbeeld door u af te melden voor onze nieuwsbrief. U kunt uw toestemming hiervoor ook intrekken door de link 'afmelden' te gebruiken in de laatste nieuwsbrief die u hebt ontvangen.
4. U kunt een verzoek bij ons indienen om uw persoonsgegevens te verwijderen uit een bepaald taxatierapport. Omdat wij in dat geval een afweging moeten maken tussen de belangen van u en die van de betrokken partijen vragen wij u ons het rapportnummer alsmede de reden van uw verzoek aan ons kenbaar te maken.
5. U kunt onder vermelding van reden een verzoek indienen bij TVI om uw persoonsgegevens in een formaat aangeleverd te krijgen dat ook door andere partijen ingelezen kan worden zodat u deze kunt meenemen. Wij zullen in dit geval contact met u opnemen om te kijken op welke manier wij u kunnen helpen.
6. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door een verzoek tot sluiting van uw TVI account in te dienen. Dit betekent dan wel dat je geen opdrachten meer via TVI kunt invoeren dan wel taxatierapporten ter validatie kunt aanbieden.

Onze veiligheidsprocedures houden in dat we voor de hiervoor genoemde verzoeken een identiteitsbewijs (met doorhaling van uw BSN nummer) alsook uw e-mailadres en mogelijkerwijs uw adres, kunnen vragen alvorens we uw verzoek in behandeling nemen dan wel de gevraagde informatie verstrekken. U dient een dergelijk verzoek in via privacy@tvi.nl

Ons contacteren bij een klacht?
Wij horen altijd graag van onze gebruikers, vooral indien u van mening bent dat wij uw verwachtingen niet ingelost hebben. Indien u vragen, feedback hebt op deze verklaring of niet tevreden bent over de uitvoering van ons privacybeleid, aarzel dan niet om ons dit te laten weten via privacy@tvi.nl. Wij zullen uw vraag met plezier beantwoorden. In geval van een klacht ontvangt u binnen 5 werkdagen een ontvangst/registratiebevestiging. Uiterlijk 10 dagen hierna ontvangt u een inhoudelijke reactie.

Bent u dan nog niet tevreden? Dan wijzen wij u op het recht een klacht neer te leggen bij de rechter of u te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens

Meldplicht datalekken
De meldplicht datalekken eist dat een datalek met kans op ernstige gevolgen voor de persoonsgegevens binnen 72 uur gemeld moet worden bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bepaling datalek
Onder een datalek worden alle beveiligingsincidenten verstaan waardoor de bescherming van persoonsgegevens op enig moment is doorbroken waardoor de persoonsgegevens zijn blootgesteld aan verlies of onrechtmatige verwerking. Voorbeelden van datalekken zijn: het verlies van USB-stick met persoonsgegevens, een gestolen laptop, een e-mailbericht waarin alle geadresseerden zichtbaar zijn of inbraak in een databestand door een hacker.

Wanneer wordt een datalek gemeld?
Een datalek moet volgens de wet bij de toezichthouder worden gemeld als dit ‘leidt tot de aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen dan wel ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescherming van persoonsgegevens’. TVI volgt hierin de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens. In lijn hiermee zal de melding zo mogelijk niet later dan 72 uur na de ontdekking van het datalek gedaan worden.

Hoe stelt TVI mij op de hoogte van een datalek?Bent u een consument, dan zullen wij u informeren via het bij ons bekende e-mailadres. 

Voor organisaties geldt dat wij de eerste contactpersoon van de TVI aansluiting zullen informeren. Mocht deze niet bij ons bekend zijn dan zullen wij de directie van uw organisatie informeren.

Op welke termijn wordt ik geïnformeerd?
Na het ontdekken van een ernstig datalek stellen wij onze relaties daarvan zo snel mogelijk op de hoogte, zo mogelijk niet later dan 36 uur na constateren ervan.

Wijzigingen
TVI behoudt zich het recht voor om wijzigingen in deze Privacy-en gebruiksverklaring aan te brengen. De laatste versie is altijd op deze pagina te vinden. Controleer daarom regelmatig onze Privacy- en gebruiksverklaring. 

TVI Taxatie Validatie Institut B.V.
Bruggenmorsweg 10, 7521 ZV Enschede/
Postbus 499, 7500 AL Enschede
E-mail: privacy@tvi.nl
Tel: 053 - 431 78 68

Privacy- en Gebruiksverklaring TVI Versie 1.5 23-05-2018